RÈGLEMENTS
Le 14 juillet 2013
Dans le
présent document, le générique masculin est utilisé sans aucune discrimination
et uniquement pour alléger le texte.
L’Association,
formée de bénévoles, est un organisme bilingue, socioculturel, et à but non
lucratif.
ARTICLE 1
RENSEIGNEMENTS
GÉNÉRAUX
1.1 Dénomination
sociale
Le nom
officiel de l’association est: Association
Grand Lac Rond (Lac Roddick), tel que stipulé dans les lettres
patentes obtenues le 19 mai 2005 du Registraire des entreprises du Québec.
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1.2 Objectif
Le but de
l’Association est de protéger les intérêts et le bien-être de ses membres, d’encourager les riverains à adopter des
méthodes et des moyens pour assurer la
protection de l’environnement et la qualité de l’eau du lac, et établir et
maintenir divers contacts avec les autorités municipales et gouvernementales.
Les moyens d’atteindre ces buts sont:
(1) sensibiliser
les riverains à leurs droits, obligations et responsabilités;
(2) être le
porte-parole de la majorité des membres auprès des autorités;
(3) faire
la promotion de mœurs ou habitudes de vie saines et respectueuses de
l’environnement naturel;
(4) faire
la promotion des règlements de chasse et pêche, ainsi que des règles de
sécurité nautique;
(5) encourager
la pêche par l’ensemencement de poissons;
(6) organiser
des campagnes de souscription annuelle dans le but de recueillir des fonds
pour défrayer les dépenses d’opération.
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1.3 Juridiction
L’Association
Grand Lac Rond regroupe les
propriétaires et leur famille immédiate qui vivent autour du Grand Lac Rond, de
façon permanente ou saisonnière, et qui ont payé leurs frais d’adhésion
annuels, tel que stipulé à l’article 2.2.
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1.4 Année financière
L’exercice financier
se termine le 30 juin de chaque année.
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ARTICLE 2
MEMBRE, COTISATION
2.1 Membre
Est membre
la personne qui répond aux dispositions de l’article 1.3 et qui a payé sa
cotisation tel que stipulé à l’article 2.2.
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2.2 Cotisation
Pour assurer
le bon fonctionnement de l’Association, le coût de la cotisation annuelle est
fixé par le Conseil d’administration au moins 60 jours avant le début de la
prochaine année financière.
Une fois perçue, la cotisation
n’est pas remboursable.
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ARTICLE 3
L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE
3.1 Assemblée générale annuelle
a)
Une Assemblée
générale a lieu à l’intérieur de 60 jours suivant le début de l’année
financière afin d’élire un nouveau Conseil d’administration et pour discuter des réalisations,
projets et activités de l’Association.
b)
Un avis de convocation à l’Assemblée
générale annuelle est communiqué par le président, précisant la date, l’heure
et le lieu de la réunion au moins vingt-et-un (21) jours avant la tenue de la
réunion.
c)
Un ordre du jour est préparé par le président
et transmis avec l’avis de convocation.
d)
Afin d’éviter que la réunion s’éternise, l’ordre du jour doit préciser le
temps alloué à chaque item. À sa
discrétion, le président peut prolonger
le temps alloué et le nombre d’intervenants.
e)
Si un membre désire ajouter un item à l’ordre du jour pour discussion et/ou vote, il doit en aviser le président au moins quatorze (14) jours avant la date
de la réunion. Sinon, l’item sera
discuté sous la rubrique ‘Varia’ pour un maximum de dix minutes, mais
sans droit de vote.
f)
Le quorum est
constitué de vingt (20) membres
actifs.
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3.2 Pouvoirs et fonctions de l’Assemblée
générale annuelle
L’Assemblée
(1)
élit les membres du
Conseil d’administration selon la procédure définie aux articles 4.4 à 4.6;
(2)
suggère certains
projets au Conseil d’administration, si elle le juge à propos;
(3)
suggère des
modifications aux Règlements de l’Association;
(4)
approuve par résolution le rapport annuel du
trésorier;
(5)
discute des sujets
soulevés par les membres avant ou pendant la réunion annuelle.
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3.3 Les décisions de l’Assemblée générale
a) Toutes
les résolutions ou propositions présentées à l’assemblée générale font l’objet
d’une discussion. Après la discussion, le président demande le vote.
b) Seuls les membres en règle ont droit de vote (1 vote par cotisation). Les votes par
procuration ne sont pas valides.
c) Le
président déclare la résolution ou proposition adoptée ou rejetée, selon le
vote exprimé à main-levée par les membres.
d)
Immédiatement après
que le président déclare l’adoption ou le rejet d’une résolution ou
proposition à main-levée, dix (10) membres peuvent demander un vote secret de tous les membres présents.
Un vote secret est présidé par le président qui peut exprimer un vote
prépondérant en cas d’égalité des voix selon l’article 4.8.
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ARTICLE 4
GESTION DE L’ASSOCIATION
4.1 Conseil d’administration
Les affaires
de l’Association sont administrées par un Conseil d’administration formé d’un
maximum de sept (7) membres votants. Le quorum est de la majorité des
membres.
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4.2 Réunions du Conseil
d’administration
Le Conseil
se réunit au moins deux (2) fois par année. Les réunions peuvent aussi se faire sur le
web ou par appel conférence.
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4.3 Pouvoirs et fonctions du Conseil
d’administration
Le Conseil
d’administration
(1)
remplit les mandats
qui lui sont confiés par l’Assemblée générale et lui présente un rapport;
(2)
veille à la bonne
administration de l’Association et exerce en son nom tous les pouvoirs accordés
par les présents règlements;
(3)
prépare et soumet à
l’approbation de l’Assemblée générale un bilan des revenus et dépenses du
dernier exercice;
(4)
forme les comités,
définit leur mandat, approuve leur composition et désigne les responsables,
après consultation avec les intéressés;
(5)
accepte l’adhésion
des membres et reçoit les démissions;
(6)
édicte, s’il y a
lieu, des règlements de régie interne pour l’administration des affaires de l’Association;
(7)
propose l’adoption,
l’amendement ou l’abrogation d’articles des présents règlements;
(8)
approuve par
résolution les dépenses des membres du Conseil d’administration ou des
comités.
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Élection
des membres du Conseil d’administration
et durée du mandat
4.4 Élection
a)
Les membres du
Conseil d’administration sont élus à l’assemblée générale annuelle.
b)
Si le président
sortant ne se représente pas, il peut agir comme président d’élection.
c)
Si le président
sortant décide de se représenter, il demande à l’assemblée de choisir un
président d’élection.
d)
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4.5 Durée du mandat
Les membres du Conseil d’administration sont
élus pour un mandat d’un (1) an et ils entreront en fonction à la clôture de
l’assemblée générale.
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4.6 Réélection
Les membres du Conseil
d’administration peuvent être réélus à l’expiration de leur mandat.
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4.7 Vacance/Démission
Les postes
laissés vacants au Conseil d’administration ou à l’un des comités peuvent
être comblés par le Conseil jusqu’à l’expiration du mandat.
Un membre du
Conseil d’administration, après trois (3) absences consécutives non motivées
aux réunions convoquées, sera démis de ses fonctions.
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4.8 Fonctions des membres du
Conseil d’administration
Suite à l’assemblée générale
annuelle, le Conseil d’administration dûment élu choisit parmi ses membres un président et un trésorier.
Président
(1)
assume la
surveillance générale de l’administration;
(2)
préside les
assemblées générales et les réunions du Conseil d’administration;
(3)
signe tout document
qui engage la responsabilité de l’Association;
(4)
exprime un vote
prépondérant en cas d’égalité des voix aux assemblées générales ou au Conseil
d’administration
(5)
rédige les ordres
du jour et convoque les membres aux réunions du Conseil d’administration;
(6)
décide des questions de procédure à l’assemblée générale;
(7)
assure les suivis des décisions prises
aux réunions du Conseil d’administration et à l’assemblée générale annuelle;
(8)
envoie l’avis de
convocation pour l’assemblée générale annuelle à tous les membres au moins
vingt-et-un (21) jours avant la date
de l’assemblée;
(9)
rédige et envoie la
correspondance;
(10)
signe avec le trésorier
les chèques faits au nom de l’Association.
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Président sortant
est membre honoraire du Conseil d’administration
pour un an, sans droit de vote.
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Suite à l’assemblée générale
annuelle, le Conseil d’administration dûment élu nomme un(e) secrétaire qui
n’est pas nécessairement membre dudit Conseil.
Secrétaire
(1)
rédige les
procès-verbaux des réunions du Conseil d’administration et de l’assemblée
générale annuelle;
(2)
prépare les documents pour l’assemblée générale
annuelle;
(3)
reçoit et archive
tous les documents officiels de l’Association;
(4)
assure la garde des
procès-verbaux et de tous les registres de l’Association;
(5)
assiste le
président dans ses fonctions.
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Trésorier
(1)
tient à jour la
liste des noms de tous les membres en règle de l’Association;
(2)
assume la charge et
la garde des fonds de l’Association et des livres de comptabilité;
(3)
dépose les fonds de
l’Association dans une institution financière déterminée par le Conseil
d’administration;
(4)
présente un rapport annuel au Conseil d’administration
et à l’assemblée générale annuelle;
(5)
signe avec le
Président les chèques émis par l’Association;
(6)
soumet son bilan annuel au vérificateur
financier, pour approbation, à la fin de l’année
financière.
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Les directeurs
Les autres
membres du Conseil d’administration, appelés directeurs, participent aux
différentes activités et comités de l’Association et assistent le président
dans ses fonctions.
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4.9 Fonctions du Vérificateur financier
Le Vérificateur financier est nommé par résolution
de l’assemblée générale annuelle pour un mandat d’un an, renouvelable.
Le Vérificateur doit vérifier le rapport financier
du trésorier et confirmer par écrit l’exactitude dudit rapport au Conseil d’administration qui en
informe les membres à l’assemblée générale.
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ARTICLE 5
LES COMITÉS
5.1 Buts
Des comités peuvent
être formés par le Conseil d’administration dans le but de faciliter
l’administration des affaires de l’Association.
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5.2 Autorité
Les comités
relèvent du Conseil d’administration.
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5.3 Dépenses
Un comité ne
peut effectuer de dépenses au nom de l’Association sans en avoir obtenu
l’approbation par résolution du Conseil d’administration.
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5.4 Remboursement des frais
Les membres
du Conseil et de divers comités ont droit au remboursement de leurs dépenses
sur présentation de pièces justificatives (dépenses ayant été officiellement
approuvées au préalable).
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ARTICLE 6
MODIFICATIONS AUX RÈGLEMENTS
6.1 Modifications aux Règlements
Les présents règlements peuvent
être modifiés de la façon suivante :
(1)
Le membre qui
désire proposer des modifications aux Règlements doit d’abord les soumettre
au Conseil d’administration au moins trente (30) jours avant l’assemblée
générale annuelle;
(2)
Après analyse des
propositions reçues, le Conseil d’administration soumet ses recommandations à
l’assemblée générale;
(3)
Deux tiers (2/3)
des voix à l’assemblée générale sont requis pour l’approbation de changements
aux Règlements;
(4)
Les Règlements modifiés
entrent en vigueur dès l’adoption par l’assemblée générale.
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ARTICLE 7
Dissolution de l’Association
7.1 Dissolution
L’Association
peut être dissoute par une résolution à cet effet adoptée par les deux tiers
(2/3) des membres présents à une assemblée spéciale convoquée à cette fin et
présidée par le président sortant.
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Lors de
cette assemblée, les membres présents devront décider de quelle façon on
devra disposer du solde financier de l’Association.
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Adopté le : 14
juillet 2013
Modifié le :